Общи условия
1.1. Настоящият документ урежда условията, при които „СМАРТ БРОКЕРС” ООД със седалище и адрес на управление: гр. София, Оборище, ул. „Буная“ № 16, партер – Smart Brokers, ЕИК 201801191, осъществява посредническа дейност, свързана с покупко-продажба, отдаване под наем и наемане на недвижими имоти.
1.2. Настоящите Общи условия, в тяхната цялост или части от тях, се прилагат винаги и във всички случаи, когато между „СМАРТ БРОКЕРС” ООД и физическо и/или юридическо лице, (наричано „Клиент” или „Възложител”) се осъществи контакт по повод предоставянето на информация, свързана с търсене и предлагане на недвижими имоти (с цел покупко-продажба и/или наемни отношения), или се договарят условия по сключването на Договор за посредничество за осъществяване на сделка с недвижим имот, и/или винаги, когато има сключен Договор за посредничество, или друго съглашение между Клиента/Възложителя и „СМАРТ БРОКЕРС” ООД и/или подписано от Клиента/Възложителя възлагателно писмо.
1.3. Тези Общи условия уреждат всички правоотношения, възникнали между „СМАРТ БРОКЕРС” ООД и физическо и/или юридическо лице (наричано „Клиент” или „Възложител”), включително, но не само в случаите, когато Клиентът/Възложителят е подписал възлагателно писмо. При подписване на възлагателно писмо, договор за посредичество и/или друго съглашение между „СМАРТ БРОКЕРС” ООД и Клиент/ Възложител се счита, че Клиентът/Възложителят е запознат с настоящите Общи условия и приема същите, като изрично се съгласява, че те ще се прилагат във всички отношения със „СМАРТ БРОКЕРС” ООД, възникнали във връзка с и/или по повод осъществяваната от „СМАРТ БРОКЕРС” ООД посредническа дейност, свързана с покупко-продажба, отдаване под наем и наемане на недвижими имоти.
1.4. Тези Общи условия уреждат всички отношения, които не са изрично уредени в сключени между „СМАРТ БРОКЕРС” ООД и физическо и/или юридическо лице, (наричано „Клиент” или „Възложител”) Договори за посредничество, и/или подписани от „Клиент”, или „Възложител” възлагателно писмо, протокол за оглед, документи за предоставяне на депозит/капаро, и/или други съглашения, във връзка с осъществяване на посредническа дейност, свързана с покупко-продажба, отдаване под наем и наемане на недвижими имоти. II. ТЕРМИНОЛОГИЯ Навсякъде в настоящите Общи условия дефинираните в този раздел думи и изрази ще имат следното значение, с което значение същите ще се използват и в Договорите за посредничество, възлагателните писма, споразуменията, документите, удостоверяващи предоставяне на депозит/капаро, и всякакви други съглашения и документи, подписани от Клиенти/ Възложители на „СМАРТ БРОКЕРС” ООД, във връзка с осъществяване на посредническата дейност, а именно:
2.1 „Сделка” е сключването с посредничеството на „СМАРТ БРОКЕРС” ООД на предварителен и/или окончателен договор за покупко-продажба на недвижим имот или Договор за наем на недвижим имот между две страни, едната от които, или и двете страни е/са Клиент/и/ Възложител/и на „СМАРТ БРОКЕРС” ООД. Сделка е и всяко прехвърляне на право на собственост на недвижим/и имот/и на трето лице и/или на Клиент/Възложител на „СМАРТ БРОКЕРС” ООД, на трето лице и/или на Клиент/Възложител с помощта на посредничеството на „СМАРТ БРОКЕРС” ООД, включително чрез извършване на непарична вноска в капитала на юридическо лице, притежавано или контролирано от трето лице и/или Клиент/Възложител; прехвърлянето на пряк или непряк контрол върху Имота/ите или техния собственик към трето лице и/или Клиент/Възложител; привличането на трето лице и/или на Клиент/Възложител като инвеститор в Имота/ите или в дружеството–собственик на Имота/ите, или в лица, упражняващи контрол върху тях, включително и чрез директно финансиране, апорт, погасяване или обезпечаване на банков кредит, или всякаква друга форма на инвестиране или на съвместна дейност във връзка с Имота/ите. Сделка по смисъла на тези ОУ е и всяка сделка с вещноправен ефект върху имота (замяна, дарение, учредяване или продажба на право на строеж, или учредяване право на ползване, продажба на предприятие, в което имотът е актив).
2.2. „Имот” е недвижимият имот, описан във възлагателно писмо, Договора за посредничество, протокола за оглед, споразуменията, документите, удостоверяващи предоставяне на депозит/капаро, и/или всякакви други съглашения и документи, подписани с/организирани чрез посредничеството на „СМАРТ БРОКЕРС” ООД и/или Имот, за който Клиентът/Възложителят е получил информация от „СМАРТ БРОКЕРС” ООД и/или за който имот Клиентът/Възложителят е осъществил контакт със „СМАРТ БРОКЕРС” ООД.
2.3 „Клиент” или „Възложител” на „СМАРТ БРОКЕРС” ООД е физическо или юридическо лице, което получава информация от „СМАРТ БРОКЕРС” ООД, свързана с търсене и предлагане на недвижими имоти по повод осъществяваната от „СМАРТ БРОКЕРС” ООД посредническа дейност при сделки с недвижими имоти и/или е обвързано по възлагателно писмо и/или договор за посредничество със „СМАРТ БРОКЕРС” ООД. Клиент/Възложител на „СМАРТ БРОКЕРС” ООД е и всяко физическо или юридическо лице, посочено в протокол за оглед или свързано с него лице, което е присъствало на оглед на имот, организиран от „СМАРТ БРОКЕРС” ООД и/или е получило информация от „СМАРТ БРОКЕРС” ООД. Клиентът/Възложителят на „СМАРТ БРОКЕРС” ООД може да няма сключен договор за посредничество, или същият да е сключен помежду им в устна форма, както и да бъде клиент/възложител на друг посредник, с когото „СМАРТ БРОКЕРС” ООД има търговски отношения.
2.4. „Исканата от Клиента/Възложителя цена” е сумата, посочена от Клиента/Възложителя като продажна или наемна цена, във възлагателното писмо и/или в договора за посредничество, в кореспонденцията по имейл, факс и/или сумата, посочена в друг документ на хартиен носител, адресиран до „СМАРТ БРОКЕРС” ООД, във връзка с осъществяване на посредническата дейност.
2.5. „Продажна цена на имот” е сумата, посочена в предварителния договор за покупко-продажба или други съглашения между страните по сделката, или ако такива не са подписани, цената, посочена в допълнителни споразумения към договор за посредничество, в случай че такива липсват, сумата, посочена в окончателния договор за покупко-продажба на имота. При несъответствие между продажната цена, посочена в нотариалния акт за покупко-продажба и действително уговорената между страните по сделката цена, договорената продажна цена по смисъла на тази точка е действително уговорената цена, посочена в предварителния договор или други съглашения между страните по сделката, или ако такива не са подписани, цената, посочена в допълнителни споразумения към договора за посредничество.
2.6. „Наемна цена на имот” е месечната наемна цена, съгласно подписания Договор за наем, а ако в същия договор сумата е определена на друга база, наемната цена е сумата, съответстваща на средния месечен наем на имота, съгласно определения с договора за наем срок.
2.7. „Договор за посредничество” е договорът, сключен между „СМАРТ БРОКЕРС” ООД и Клиента/Възложителя, по силата който последният възлага на „СМАРТ БРОКЕРС” ООД да посредничи при осъществяването на сделка /покупко-продажба или договор за наем/ с недвижим имот, срещу заплащане на възнаграждение.
2.8. „Оглед” е организирана от „СМАРТ БРОКЕРС” ООД, по искане на Клиент/Възложител на „СМАРТ БРОКЕРС” ООД, среща на територията на имот, за който имот Клиентът/Възложителят предварително е получил информация от „СМАРТ БРОКЕРС” ООД, която среща се осъществява с цел запознаване на място с характеристиките и състоянието на имота по повод намерения на Клиента/Възложителя за осъществяването на сделка с недвижимия имот.
2.9. „Протокол за оглед” е частен документ, съставен от „СМАРТ БРОКЕРС” ООД и подписан от Клиента/Възложителя, удостоверяващ датата и часа на провеждане на оглед на недвижим имот, както и свидетелстващ, че „СМАРТ БРОКЕРС” ООД е организирал огледа на посочения имот от посочения Клиент/Възложител, съответно, че подписалият протокола Клиент/Възложител е посетил индивидуализирания в документа имот чрез посредничеството на „СМАРТ БРОКЕРС” ООД. При липса на други, подписани за имота документи, протоколът за оглед е доказателство, че между „СМАРТ БРОКЕРС” ООД и Клиента/Възложителя е възникнало правоотношение по повод предоставяне на посреднически услуги от СМАРТ БРОКЕРС” ООД, за което са приложими настоящите Общи условия. Протоколът за оглед има значението, посочено в раздел V от тези Общи условия.2.10. „Възнаграждение” или „Комисионно/Посредническо възнаграждение”, е договореното при условията на Договора за посредничество или друго писмено съглашение между Клиент/Възложител и „СМАРТ БРОКЕРС” ООД възнаграждение на „СМАРТ БРОКЕРС” ООД за предоставени услуги.2.11. „Обичайно посредническо възнаграждение” на „СМАРТ БРОКЕРС” ООД е възнаграждението за посреднически услуги. Ако не е изрично договорен друг размер между „СМАРТ БРОКЕРС” ООД и Клиента/Възложителя, обичайното посредническо възнаграждение, дължимо от Клиента/Възложителя, е в размер на: 3% (три процента) без ДДС от продажната цена на имота при покупко-продажба, но не по-малко от 1000 (хиляда) евро без ДДС; 50% (петдесет процента) без ДДС от месечната наемна цена на имота без вкл. ДДС, при сделки с наеми на жилищни имоти, не по-малко от 300 (триста) евро без ДДС; един средно месечен наем без вкл. ДДС при сделки с наеми на търговски и офис площи, но не по-малко от 800 (осемстотин) евро без вкл. ДДС. В случай че „СМАРТ БРОКЕРС” ООД представлява и двете страни по сделката, посредническото възнаграждение е дължимо в горепосочените размери от всяка от страните по сделката.2.12. „Минимални разноски” за „СМАРТ БРОКЕРС” ООД са разноски в размер на 30% (тридесет процента) без вкл. ДДС от стойността на договореното възнаграждение по Договора за посредничество или друго съглашение с Клиента/Възложителя, или съответно от Обичайното посредническо възнаграждение. III. ЕКСКЛУЗИВИТЕТ 3. Ако между „СМАРТ БРОКЕРС” ООД и Клиента/Възложителя са договорени изключителни посреднически права за сделка с недвижим имот, Клиентът/Възложителят се задължава в договорения срок на действие на клаузата за ексклузивитет да не предлага по никакъв начин без участието на „СМАРТ БРОКЕРС” ООД същия имот за продажба и/или под наем, както самостоятелно, така и чрез свързано с него лице, по смисъла на § 1 от Допълнителните разпоредби на Търговския закон; чрез трети лица - пълномощници, включително чрез други брокерски агенции и посредници, в т.ч. да не влиза в договорни отношения с изброените лица във връзка с/по повод на предлагането на същия имот, както и че за същия срок се задължава без участието на „СМАРТ БРОКЕРС” ООД да не води преговори, да не провежда огледи на имота без присъствието на представител на „СМАРТ БРОКЕРС” ООД, да не организира огледи и да не подписва споразумения, предварителни и/или окончателни договори с предмет прехвърлянето или отдаването под наем на същия имот. В случай че Клиентът/Възложителят наруши гореизброените условия, вкл. ако за имота бъде сключен предварителен договор или окончателен договор за покупко-продажба или договор за наем, в срока на действие на клаузата за ексклузивитет, се счита, че сделката е сключена с посредничеството на „СМАРТ БРОКЕРС” ООД, с всички произтичащи от това права, задължения, отговорности и последици, като „СМАРТ БРОКЕРС” ООД има право на съответното възнаграждение за посредничество, както и правата, посочени по-долу в раздел VIII от тези Общи условия. 4. При условията на сключен Договор за посредничество с клауза за изключителни посреднически права (ексклузивитет) Клиентът/Възложителят се задължава, в договорения срок на действие на клаузата за ексклузивитет, без участието на „СМАРТ БРОКЕРС” ООД, да не търси имот за покупко-продажба или наем, да не провежда огледи за закупуване или наемане на имот без присъствието на представител на „СМАРТ БРОКЕРС” ООД самостоятелно, чрез свързано с него лице, по смисъла на § 1 от Допълнителните разпоредби на Търговския закон, чрез трето лице, пълномощник или чрез друг посредник или брокерска агенция, както и да не сключва в същия срок предварителни и окончателни договори за покупко-продажба или наем. Ако в срока и при условията на сключен Договор за посредничество с клауза за ексклузивитет, Клиентът/Възложителят сключи предварителен договор за закупуване на имот и/или закупи недвижим имот с окончателен договор или сключи договор за наем на имот, поради естеството на ексклузивните права се счита, че имотът е закупен/нает чрез посредничеството на „СМАРТ БРОКЕРС” ООД с всички, произтичащи от това права, задължения, отговорности и последици от това, като „СМАРТ БРОКЕРС” ООД има право на съответното възнаграждение за посредничество както и правата, посочени по-долу в раздел VIII от тези Общи условия. IV. СКЛЮЧВАНЕ НА ДОГОВОР ЗА ПОСРЕДНИЧЕСТВО 5. Клиент/Възложител, подписал със „СМАРТ БРОКЕРС” ООД Договор за посредничество за продажба на имот, декларира, че: е единствен изключителен собственик на имота; ако имотът е в режим на съсобственост, че действа със съгласието на останалите съсобственици; ако не е собственик, че има валидна представителна власт за сключването на поръчката и пълномощното му не е нищожно или оттеглено); всички останали собственици са съгласни с продажбата на имота; разполага с необходимите документи за собственост, както и с необходимите за сделката документи; върху имота, или части от него, не съществуват учредени обезпечения и тежести в полза на трети лица, в това число, но не само ипотеки, възбрани, право на ползване или други права на трети лица; няма обективни причини, които пречат за продажбата на имота; по отношение на имота, или части от него, не съществува право на държавен или общински орган да извърши отчуждаване въз основа на влязъл в сила подробен устройствен план или друга отчуждителна процедура или конфискация; няма наложени възбрани или възникнали по друг начин (включително договорен) ограничения за упражняване правата върху имота, или части от него; не е нарушено или отнето владението на собственика върху имота, или части от него; собственикът на имота не е страна по договори, включително договори, свързани с ползване на имота, или части от него, които трябва да бъдат прекратени или предоговорени, или от които могат да произтекат финансови задължения, във връзка с промяната на собствеността върху имота; няма образувани съдебни, обезпечителни или изпълнителни дела с предмет правата върху имота и на Клиента/Възложителя не са известни факти или обстоятелства, които могат да доведат до започването на такива производства срещу него; няма претенции на трети лица (независимо от формата и съдържанието им) относно имота по съдебен и извънсъдебен ред; върху имота няма наложена обезпечителна мярка по Закона за отнемане в полза на държавата на имущество, придобито от престъпна дейност; не е нарушено или отнето владението на Клиента/Възложителя върху имота и трети лица нямат владение или държане върху имота; имотът е законно построен и за него са налице всички документи, установяващи неговата законност, в това число разрешение за строеж и одобрени инвестиционни проекти; всички преустройства, реконструкции и основни ремонти (доколкото такива са извършвани) са извършени въз основа на надлежно издадени и влезли в сила разрешения и одобрени проекти, и същите са въведени в експлоатация/за същите е разрешено ползването по надлежния ред и за това са налице валидни документи, влезли в сила; към настоящия момент не е налице предписание или друг акт, издаден от компетентен орган относно състоянието на имота, които да не са изпълнени; ако Клиентът/Възложителят е юридическо лице: законният му представител или надлежният му пълномощник, декларира, че собственикът на имота е дружество, надлежно учредено и съществуващо по законите на Република България, за което няма образувано производство по несъстоятелност или предприети действия за прекратяване и ликвидация, не е в състояние на неплатежоспособност или свръхзадълженост; както и че имотът и търговското му предприятие не са предмет на особен залог. 6. Клиент/Възложител, подписал със „СМАРТ БРОКЕРС” ООД Договор за посредничество за отдаване под наем на имот, декларира, че: е легитимен собственик/съсобственик на имота, и/или е надлежно упълномощен да извършва действия по отдаване под наем на имота; ако имотът е в режим на съсобственост, че действа със съгласието на останалите съсобственици; ако не е собственик, че има валидна представителна власт за сключването на поръчката и пълномощното му не е нищожно или оттеглено); всички останали собственици са съгласни с отдаването под наем на имота; че не са налице пречки за предоставяне на имота под наем; не е отнет достъпа до имота; трети лица нямат права и не са предявени претенции по отношение на имота, които биха попречили на или ограничили свободния достъп до него, ползването на имота и упражняване правата по договора за наем. 7. В случаите, когато Клиентите/Възложителите по сключен Договор за посредничество са повече от един, се счита, че помежду им възниква солидарна отговорност по отношение на поетите в договора задължения. 8. Договорът за посредничество, анексите към него, както и всички останали писмени съглашения между Клиентите/Възложителите и „СМАРТ БРОКЕРС” ООД, могат да бъдат сключени и от разстояние, по електронна поща, с куриерска или пощенска пратка, или факс. При сключване на договор за посредничество се счита, че Клиентът/Възложителят е запознат с настоящите Общи условия и приема същите, като изрично се съгласява, че те ще се прилагат в всички отношения със „СМАРТ БРОКЕРС” ООД, възникнали във връзка с и/или по повод осъществяваната от „СМАРТ БРОКЕРС” ООД посредническа дейност, свързана с покупко-продажба, отдаване под наем и наемане на недвижими имоти. 9. „СМАРТ БРОКЕРС” ООД има право да откаже сключването на Договор за посредничество или да прекрати същия с едностранно писмено уведомление до Клиента/Възложителя, в следните случаи:
9.1. ако поставените от Клиента/Възложителя изисквания и/или условия противоречат на настоящите Общи условия;
9.2. ако поставените от Клиента/Възложителя изисквания и/или условия, включително исканата от Клиента/Възложителя продажна/наемна цена, не са съобразени с пазарните условия и/или противоречат на добрите нрави;
9.3. ако Клиентът/Възложителят нарушава задълженията си договора за посредничество и/или тези Общи условия;
9.4. при неуважително и/или недобросъвестно/некоректно отношение към служители и /или други Клиенти/Възложители на „СМАРТ БРОКЕРС” ООД от страна на Клиента/Възложителя. V. ПРОВЕЖДАНЕ НА ОГЛЕДИ НА НЕДВИЖИМИ ИМОТИ 10. „СМАРТ БРОКЕРС” ООД организира и провежда огледи на недвижими имоти с Клиенти/Възложители при наличие на валидно възникнало помежду им правоотношение за посреднически услуги по смисъла на настоящите Общи условия. За провеждането на организираните от „СМАРТ БРОКЕРС” ООД огледи на недвижими имоти се съставя Протокол за оглед. Протоколът за оглед е неразделна част от Договора за посредничество и удостоверява следните фактически отношения и обстоятелства от съществено значение за осъществяването на предмета на Договора за посредничество:
0.1. С подписването на Протокола за оглед, Клиентът/Възложителят потвърждава, че имотът/те, предмет на огледа, са му предложени, показани, както и че „СМАРТ БРОКЕРС” ООД му е предоставил информация и посреднически услуги относно същите имоти.
0.2. С подписването на Протокола за оглед Клиентът/Възложителят потвърждава, че потенциалния/те купувач/и или наемател/и, доведен/и на оглед на имота му, е/са предоставен/и от „СМАРТ БРОКЕРС” ООД, в качеството му/им на клиент/и с посредничеството на „СМАРТ БРОКЕРС” ООД. 11. Протоколът за оглед/ите се съставя в един оригинален екземпляр, който остава в „СМАРТ БРОКЕРС” ООД, както и в два броя напълно идентични с оригинала копия, по едно от които за Клиента/Възложителя. 12. В случаите, когато Клиентът/Възложителят не присъства лично на огледа, а упълномощи устно и/или писмено трето лице, което да го представлява по време на огледа, се счита, че пълномощникът на Клиента/Възложителя е задължен да подпише Протокола за оглед, а Клиентът/Възложителят приема извършените действия от неговия пълномощник като свои, като така подписаният Протокол за оглед обвързва представлявания Клиент/Възложител по начините, посочени в тези Общи условия, в т.ч. има обвързващо действие със значението по т.10 от този раздел. 13. Действието и значението на Протокола за оглед, посочени в тези Общи условия, не се променят, ако обозначението, описанието и/или адреса на имота, предмет на огледа, се различават от посочените в документа за собственост такива, поради промяна на административния адрес, и/или непредставянето и/или липса на валидни документи за собственост от страна на Клиента/Възложителя и/или поради умишлено въвеждане в заблуждение на Служителя на „СМАРТ БРОКЕРС” ООД от Клиента/Възложителя относно съществените характеристики на имота, необходими за точната му индивидуализация. VI. СКЛЮЧВАНЕ НА СДЕЛКИ С НЕДВИЖИМИ ИМОТИ 14. В качеството си на посредник по сделки с недвижими имоти, „СМАРТ БРОКЕРС” ООД задължително участва при сключването на предварителен договор за покупко-продажба на имота, договор за наем на имота, споразумения за предоставяне на капаро/ задатък и всякакви други съглашения между Клиентите/Възложителите, касаещи сделка с имота. 15. Предварителният договор или договорът за наем се съставят в съответния брой еднообразни екземпляри с копие за „СМАРТ БРОКЕРС” ООД. 16. „СМАРТ БРОКЕРС” ООД поема задължението да съдейства на страните по сделката за намирането на взаимоизгодни решения при възникнали спорове и за изглаждането на противоречия. „СМАРТ БРОКЕРС” ООД не гарантира изпълнението на поетите от страните задължения по сключените договори и не носи отговорност за неизпълнението им. VII. ПОСРЕДНИЧЕСКО ВЪЗНАГРАЖДЕНИЕ 17. Клиентът/Възложителят дължи възнаграждение при условията, посочени в сключения Договор за посредничество или друго съглашение между Клиента/Възложителя и „СМАРТ БРОКЕРС” ООД. 18. Отказът на Клиента/Възложителя от гарантираните с договора посреднически услуги, осигурени от „СМАРТ БРОКЕРС” ООД, не е повод за намаляване, недължимост или незаплащане на възнаграждението, посочено в договора. 19. Размерът, срокът и начините на плащане на възнаграждението за извършване на посредническата услуга се определят съгласно сключения Договор за посредничество или друго съглашение между Клиента/Възложителя и „СМАРТ БРОКЕРС” ООД, а ако такива не са изрично установени между страните, същите се определят от настоящите Общи условия. 20. Клиентът/Възложителят /продавач, наемодател, купувач, наемател/ дължи възнаграждение на „СМАРТ БРОКЕРС” ООД в случаите, когато:
0.1. Клиентът/Възложителят или свързано с него лице, по смисъла на § 1 от Допълнителните разпоредби на Търговския закон, самостоятелно или чрез трети лица- пълномощници и посредници, сключи сделка с имота с лице, представено му от „СМАРТ БРОКЕРС” ООД;
0.2. Клиентът/Възложителят измени договорената продажна/наемна цена на имота, вследствие на което се осуети сделката с имота;
0.3. Клиентът/Възложителят се откаже от сделка с имота с потенциален купувач/наемател, представен от „СМАРТ БРОКЕРС” ООД, или сделката не се осъществи по причини, за които е отговорен само Клиентът/Възложителят, вкл. при нарушение на декларациите по т.5 и т.6 от тези Общи условия;
0.4. След прекратяването на договора за посредничество Клиентът/Възложителят сключи сделка с клиент, предоставен му от „СМАРТ БРОКЕРС” ООД;
0.5. В случите на нарушение на клаузите за ексклузивитет, посочени по-горе в Раздел V от тези Общи условия, без да е необходимо доказване дали сделката е осъществена с посредничеството на „СМАРТ БРОКЕРС” ООД;
0.6. Клиентът/Възложителят сключи сделка с имота със свързано с клиент на „СМАРТ БРОКЕРС” ООД лице, по смисъла на §1, ал.1 от Търговския закон или лице, с което Клиентът/Възложителят е в близки отношения, или лице, на което Клиентът/Възложителят е кредитор или длъжник, или лице, присъствало като негов придружител при провеждането на огледите на имота, или лице, изискало от „СМАРТ БРОКЕРС” ООД и получило от името на Клиента/Възложителя информация за имота по повод осъществяването на посредническа сделка.
0.7. След прекратяването на Договора за посредничество, Клиентът/Възложителят сключи сделка с имот, който е бил предмет на подписан от него Протокол за оглед. 21. Клиентът/Възложителят дължи на „СМАРТ БРОКЕРС” ООД допълнително възнаграждение, ако му възложи действия, които са извън първоначално договорените такива. 22. Винаги, когато размерът на дължимото възнаграждение не може да бъде установен или доказан с писмен договор за посредничество или с друго писмено съглашение или документ, подписан от Клиента/Възложителя, се приема, че Договорът за посредничество е устен, а за дължимо възнаграждение се приема обичайното възнаграждение на „СМАРТ БРОКЕРС” ООД, посочено в т2.11 от тези Общи условия. 23. Винаги, когато падежът на дължимото посредническо възнаграждение не може да бъде установен или доказан с писмен договор за посредничество или с друго писмено съглашение или документ, подписан от Клиента/Възложителя, се приема, че падежът на възнаграждението е както следва: по сделки за покупко-продажба на имоти - на датата на сключване на предварителен договор за покупко-продажба, а ако не е сключен такъв договор, на датата на подписване на окончателен договор за покупко-продажба на имота, преди вписването на същия в Служба по вписванията при Агенция по вписванията; по договори за наем на имоти - на датата на сключване на Договора за наем. 24. „СМАРТ БРОКЕРС” ООД има право да договаря различни от обичайните посреднически възнаграждения, както и да договаря различни по размер възнаграждения, в зависимост от вида на имота, пазарната конюнктура, фактическата и правна сложност на сделката, когато това е изрично договорено с Клиента/Възложителя. VIII. НЕИЗПЪЛНЕНИЕ 25. Ако Клиентът/Възложителят не изпълни задължение или поет ангажимент за сделка, или се откаже от сделка, включително предварителен договор и/или от Договора за посредничество, в зависимост от степента на изпълнение на задълженията си, „СМАРТ БРОКЕРС” ООД има право да иска по своя свободна преценка: или минималните разноски посочени по-горе в т2.12. или обичайното възнаграждение за свършената работа. 26. Ако Клиентът/Възложителят по сключен договор за посредничество с клауза за ексклузивитет не изпълни и/или наруши задълженията си по тази клауза, и/или прекрати Договора преди договорения в него срок, той дължи на „СМАРТ БРОКЕРС” ООД неустойка в размер на 50% от договореното посредническо възнаграждение или съответно от Обичайното посредническо възнаграждение, изчислено на база Исканата от Клиента/Възложителя цена. 27. Ако Клиентът/Възложителят забави изплащането на посредническо възнаграждение и/или други плащания по договора за посредничество, той дължи на „СМАРТ БРОКЕРС” ООД мораторна лихва в размер на 1 % (един процент) върху стойността на забавеното плащане за всеки просрочен ден, но не повече от 20 % (двадесет процента от размера на възнаграждението. 28. Ако Клиентът/Възложителят сключи сделка с клиент или имот предмет на Договор за посредничество, съгласно сключен Договор за посредничество или друго съглашение, без знанието на „СМАРТ БРОКЕРС” ООД или забави изплащането на възнаграждение по договор за посредничество повече от 30 дена от датата на падежа, или откаже да плати уговореното възнаграждение, или плати само част от него, във всеки отделен случай „СМАРТ БРОКЕРС” ООД има право да иска заплащане на пълния размер на договореното посредническо възнаграждение, заедно с неустойка в размер от 50% върху тази сума. IX. ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ 29. Всякакви спорове по изпълнението на Договори за посредничество, други съглашения и/или настоящите Общи условия, включително споровете за тяхното тълкуване, прилагане, изпълнение, неизпълнение, прекратяване, недействителност, спорове свързани с попълване на празноти в същите, и/или свързани с дейността на „СМАРТ БРОКЕРС” ООД документи и/или тези Общи условия или привеждането им в съответствие с нововъзникнали обстоятелства, ще се уреждат по взаимно съгласие между страните или ако това се окаже невъзможно, ще се отнасят за решаване пред компетентния български съд. 30. Настоящите Общи условия са приети от „СМАРТ БРОКЕРС” ООД и са публикувани на интернет страницата на адрес: www.smartbrokers.bg. 31. „СМАРТ БРОКЕРС” ООД си запазва правото да променя и допълва тези Общи условия, като промените/допълненията влизат в сила с публикуването им на адрес: www.smartbrokers.bg. ПОЛИТИКА ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ И ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ В „СМАРТ БРОКЕРС“ I. Въведение "„Смарт Брокерс" ООД (наричано за кратко „Смарт Брокерс“ , „дружеството“ или „Администратора“) е търговско дружество, регистрирано в Търговския регистър към Агенция по вписванията с ЕИК: 201191801, със седалище и адрес на управление: гр. София, Оборище, ул. „Буная“ № 16, партер – Smart Brokers и Интернет страница http://www.smartbrokers.bg/ . Смарт Брокерс извършва дейност в областта на продажба, отдаване под наем и управление на жилищни, бизнес, луксозни имоти и земя; архитектурни решения и интериорен дизайн; експертни оценки, пазарни проучвания и финансови анализи. Смарт Брокерс е Администратор на лични данни по смисъла на Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 година относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/EО (наричан по-долу „ОРЗД“) и Закона за защита на личните данни (наричан по-долу „ЗЗЛД“). С настоящата Политиката за поверителност и защита на личните данни (наричана по-долу за краткост „Политика“) Смарт Брокерс отчита неприкосновеността на личността и полага усилия за защита срещу неправомерно обработване на личните данни на физическите лица. В съответствие с българското законодателството, ОРЗД и добрите практики, Смарт Брокерс е взело необходимите технически и организационни мерки за защита на личните данни на физическите лица. Запознаването с настоящата Политика преди използване на нашите услуги е наложително, тъй като предоставянето им е свързано със събиране на определени категории лични данни, необходими на Смарт Брокерс за пълноценното предоставяне на услугите. 1. Цели и обхват на Политиката С настоящата Политиката за поверителност и защита на личните данни Смарт Брокерс цели да информира физическите лица относно: целите и средствата на обработване на личните данни; получателите или категориите получатели, на които могат да бъдат разкрити данните; основанието за обработване на личните данни /задължителния или доброволния характер на предоставяне на данните/, както и последиците при отказ за предоставянето им; информация за правото на достъп, за правото на коригиране и заличаване на събраните данни. 2. Термини и дефиниции: 1. „Лични данни“ - всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано („субект на данни"); физическо лице, което може да бъде идентифицирано, е лице, което може да бъде идентифицирано, пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице; 2. „Специални категории лични данни“ – лични данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения, или членство в синдикални организации и обработването на генетични данни, биометричните данни за уникално идентифициране на физическо лице, данни отнасящи се до здравето или данни относно сексуалния живот на физическо лице или сексуална ориентация. 3. „Обработване“ - означава всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване; 4. „Администратор“ - всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която сама или съвместно с други определя целите и средствата за обработването на лични данни; когато целите и средствата за това обработване се определят от правото на ЕС или правото на държава членка, Администраторът или специалните критерии за неговото определяне могат да бъдат установени в правото на Съюза или в правото на държава членка; 5. „Съвместни Администратори“ – когато двама или повече Администратори съвместно определят целите и средствата за обработване на лични данни, те са съвместни Администратори; 6. „Обработващ лични данни“ – физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която обработва лични данни от името на Администратора 7. „Регистър“ - означава всеки структуриран набор от лични данни, достъпът до които се осъществява съгласно определени критерии, независимо дали е централизиран, децентрализиран или разпределен съгласно функционален или географски принцип. 8. „Субект на данните“ – всяко живо физическо лице, което е предмет на личните данни съхранявани от Администратора. 9. „Съгласие на субекта на данните“ - всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени; 10. „Дете“ – Общият Регламент определя дете като всеки на възраст под 16 години въпреки че това може да бъде намалена на 13 от правото на държавата-членка. Обработването на лични данни на едно дете е законно само, ако родител или попечител е дал съгласие. Администраторът полага разумни усилия, за да провери в такива случаи, че притежателят на родителската отговорност за детето е дал или упълномощен да даде съгласието си. 11. „Профилиране“ - всяка форма на автоматизирано обработване на лични данни, изразяващо се в използването на лични данни за оценяване на определени лични аспекти, свързани с физическо лице, и по-конкретно за анализиране или прогнозиране на аспекти, отнасящи се до изпълнението на професионалните задължения на това физическо лице, неговото икономическо състояние, здраве, лични предпочитания, интереси, надеждност, поведение, местоположение или движение; 12. „Нарушение на сигурността на лични данни“ - нарушение на сигурността, което води до случайно или неправомерно унищожаване, загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп до лични данни, които се предават, съхраняват или обработват по друг начин; 13. „Основно място на установяване“ – седалището на Администратора в ЕС ще бъде мястото, в което той взема основните решения за целта и средствата на своите дейности по обработване на данни. По отношение на обработващия лични данни основното му място на установяване в ЕС ще бъде неговият административен център. Ако Администраторът е със седалище извън ЕС, той трябва да назначи свой представител в юрисдикцията, в която Администраторът работи, за да действа от името на Администратора и да се занимава с надзорните органи. 14. „Получател“ - физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, пред която се разкриват личните данни, независимо дали е трета страна или не. Същевременно публичните органи, които могат да получават лични данни в рамките на конкретно разследване в съответствие с правото на Съюза или правото на държава членка, не се считат за „получатели"; обработването на тези данни от посочените публични органи отговаря на приложимите правила за защита на данните съобразно целите на обработването; 15. „Трета страна“ – всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друг орган, различен от субекта на данните, Администратора, обработващия лични данни и лицата, които под прякото ръководство на Администратора или на обработващия лични данни имат право да обработват личните данни 3. Правно основание за обработването на лични данни, източници на лични данни и срок, за който се съхраняват събраните лични данни: Смарт Брокерсобработва лични данни на следните основания: Въз основа на свободно, информирано и изрично съгласие на субекта на данните; При наличие на законово задължение за обработване на данните; При сключване или изпълнение на договор, както и за действия, предхождащи сключването на договор; Когато това е необходимо за защита на жизненоважни интереси на физическото лице или легитимният интерес на Администратора, при положение че той не противоречи на законните интереси на физическото лице Смарт Брокерс обработва лични данни, предоставени от служители, клиенти, възложители, доставчици, контрагенти и други физически лица, за които се отнасят данните във връзка с предоставяне на услуги от предмета на дейността си, както и за подготовка и сключване на договори. Смарт Брокерсобработва и лични данни, които не са получени от физическото лице, за което се отнасят, а са предоставени от трето лице във връзка с конкретна услуга, като лицето, предоставило тези данни на Смарт Брокерссе задължава: 1. да предостави на третото лице данни за Администратора; 2. да уведоми третото лице за целите, категориите предоставени данни и категориите получатели на тези данни; 3. да предостави информация за правото на достъп и на коригиране на лични данни на лицето, за което се отнасят. Вариант 1: Събраните лични данни се съхраняват за срок от 5 (пет) години, считано от датата на прекратяване на договора за предоставяне на съответната услуга. Вариант 2: Лични данни се съхраняват за период, необходим съгласно целите, за които те са събрани или за срок, установен в нормативен акт. При дадено съгласие от субекта на лични данни за директен маркетинг, личните данни се съхраняват докато същият не се отпише или поиска да бъде отписан. 4. Средства, принципи и цели на обработването:
4.1. Смарт Брокерс обработва лични данни чрез съвкупност от действия, които могат да се извършват с автоматични или други неавтоматични средства, като събиране, записване, организиране, съхраняване, адаптиране или изменение, възстановяване, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространение, предоставяне, актуализиране или комбиниране, блокиране, заличаване и унищожаване. Смарт Брокерс обработва личните данни самостоятелно или чрез възлагане на обработващи данните, като с писмен договор определя целите и обемът на задълженията, възложени от Администратора на обработващия данните, при наличие на релевантно правно основание, съгласно изискванията на ОРЗД/ЗЗЛД. Обработващи от името на Смарт Брокерс се явяват например служителите на Администратора, чиито права и задължения, във връзка с обработването на лични данни на физически лица са надлежно регламентирани във вътрешни актове на Администратора, както и в трудовите характеристики на съответните служители. Обработващи са и трети лица извън структурата на Администратора, на които е възложено обработването на лични данни от името на Администратора.
4.2. Посочените действия по обработване се извършват при спазване на следните принципи: законосъобразност на обработването на лични данни; целесъобразност на обработването на лични данни; пропорционалност на обработването на лични данни; актуалност на обработваните лични данни;
4.3. Във връзка с изпълнение на нормативно установени задължения и преддоговорни, и договорни отношения, при осъществяване на своята дейност, Смарт Брокерс обработва лични данни на своите служители, клиенти и на трети лица, за следните цели: - администриране на трудовоправни отношения: лични данни на лица, кандидатстващи за работа и служители по повод съществуващо трудово правоотношение (обработването на данни е най-често вследствие на изпълнение на нормативно установени задължения на Администратора на лични данни, произтичащи от спецификата на изискванията на законодателството, регламентиращо дейността му, финансово-счетоводната дейност, пенсионна, здравна и социално-осигурителна дейност, дейността по управление на човешките ресурси, автоматичния обмен на информация в областта на данъчното облагане и други); - администриране на договорни отношения: лични данни на лица преди договор за услуга и настоящи клиенти (включително когато е дадено изрично съгласие или обработването е необходимо за изпълнение на задължения по договор, по който физическото лице, за което се отнасят данните, е страна, както и за действия, предхождащи сключването на договор и предприети по искане на лицето). ОСОБЕНОСТ: При установяване на трайни търговски отношения с физически лица, Смарт Брокерс , съгласно разпоредбите на чл. 4, т. 15, б. „а“ и б. „в“ от Закона за мерките срещу изпирането на пари (ЗМИП), се задължава да идентифицира клиентите си. На основание чл. 2, ал. 1 от Правилника за прилагането на ЗМИП във връзка с чл. 6, ал. 1, т. 2 от ЗМИП, идентифицирането на клиентите и проверката на идентификацията на физическите лица се извършват чрез представяне на официален документ за самоличност и снемане на копие от него. Администраторът е длъжен да събира и обработва информация, представляваща лични данни за физически лица съгласно чл. 4, във връзка с чл. 10 и чл. 11 от Закона за мерките за предотвратяване изпирането на пари. 5. Категории обработвани лични данни и регистри5.1. Категории лични данни, които Смарт Брокерс обработва за осъществяване на своята дейност: 1. Свързани с физическата идентичност на физическите лица – име, ЕГН, паспортни данни, адрес, телефон, е-mail, и др.; 2. Свързани с икономическата идентичност – имотно и финансово състояние, участие и/или притежание на дялове, ценни книжа в дружества, наличие на публични задължения, данни, необходими за идентифициране за целите на данъчното законодателство на територията на юрисдикцията, където лицето е местно лице за данъчни цели, данъчен идентификационен номер, издаден от тази юрисдикция, функция на контролиращи лица и др.; 3. Свързани със социалната идентичност – образование, трудова дейност, гражданство; 4. Свързани със семейната идентичност - семейно положение, родствени връзки и др.; 5. Други лични данни, които може да бъдат предоставени за получаването на услуга на Смарт Брокерс .
5.2. Обработваните лични данни са структурирани в следните регистри: Регистър „Персонал“; Регистър „Клиенти“; 6. Права на субектите на данни:
6.1 Право на информация Всеки субект на данни има правото да изисква информация относно вида лични данни, обработвани от Смарт Брокерс, които го засягат лично. Тази информация следва да бъде предоставена независимо от мястото, където личните данни се обработват. Субектът на данни може да отправи всякаква подобна Запитване за информация към Административен отдел и по точно към Мартина Евтимова - отговорник защита на лични данни. Администратора трябва да съдейства на субекта като му предостави, по възможност, обработваните за него лични данни в желания от него формат, който трябва да бъде структуриран, в широко използван и пригоден формат за машинно четене. Тази информация се предоставя на субекта съгласно приета от Смарт Брокерс Процедура за предоставяне на информация на субекта на лични данни. Субектът на данни има право на информация за целите на обработване на личните му данни, която му се предоставя при събиране на личните му данни и при последваща промяна на целите на обработване.
6.2 Искане за корекция Ако съхраняваните лични данни са некоректни или непълни, субектът на данни може да изиска те да бъдат коригирани. Субектите на данни са отговорни за предоставянето на коректни лични данни на Администратора. В допълнение към това, субектът на данните следва да информира Администратора относно всякакви релевантни промени в личните му данни (като промени в адреса или името на субекта).
6.3 Ограничава не използването Във всеки момент от обработването на личните данни, субектът на данни може да поиска от Администратора да ограничи използването на личните му данни за част или всички цели на обработването, за което субектът е дал съгласие.
6.4 Отказ на искане за информация, корекция или ограничаване на обработването на лични данни Ако искането за информация, корекция или ограничаването на обработването бъде отказано, субектът на данни ще бъде информиран относно причината за съответния отказ. Отказът се прави във вида на подаденото искане от субекта и следва да бъде мотивиран.
6.5 Право на изтриване („право да бъдеш забравен“) Всяко лице има правото да поиска от Администратора изтриване на свързаните с него лични данни, а Администраторът има задължението да ги изтрие без ненужно забавяне. При упражняване на това право от страна на субекта на данни, Администраторът указва на субекта по какъв начин изтриването ще засегне отношенията между тях занапред.
6.6. Право на възражение Всеки субект на данни има право да възрази срещу обработването на лични данни, отнасящи се до него. Администраторът прекратява обработването на лични данни, освен ако не докаже, че съществува законово основание за продължаване на обработването. Освен това, всеки субект на данни има право да възрази, ако личните му данни се ползват за рекламни цели (директен маркетинг) или за цели, свързани с проучване на пазара или общественото мнение. В този случай личните данни следва да бъдат блокирани и да не бъдат използвани за съответните цели.
6.7. Оттегляне на съгласие за обработване на лични данни Субектът на лични данни има право да оттегли съгласието си за обработване на личните му данни по всяко време с отделно искане, отправено до Администратора. Администраторътуказва на субекта по какъв начин изтриването ще засегне отношенията между тях занапред.
6.8. Въпроси и жалби / средства за правна защита Субектът на данни има право да подава жалби/искания до Администратора по въпроси, свързани с обработването на личните му данни, на които Администраторът реагира в съответствие с приета процедура (Процедура за начините на комуникация при жалби и искания от субекта на данни).
6.9. Право да изрази съгласие за обработване на личните му данни За наличие на “съгласие” Администраторът приема само в случаите, в които субектът на данните е бил напълно информиран за планираното обработване и е изразил своето съгласие, без върху него да бъде упражняван натиск. Съгласието, получено при натиск или въз основа на подвеждаща информация, не е валидно основание за обработване на лични данни. Съгласието не може да бъде изведено от липсата на отговор на съобщение до субекта на данни. Трябва да има активна комуникация между Администратора и субекта, за да е налице съгласие. Администраторът следва да може да докаже, че е получено съгласие за дейностите по обработване. В повечето случаи, съгласието за обработка на лични данни се получава рутинно от Администратора, като се използват стандартни документи за съгласие, например, когато нов клиент подписва договор или по време на набиране на нов персонал. При обработване на лични данни на деца, Администраторът следва да получи разрешение от упражняващите родителските права (родители, настойници и т. н.). Това изискване се прилага за деца на възраст под 16 години (освен ако държавата-членка не е предвидила по-ниска възрастова граница, която не може да бъде по-ниска от 13 години).6.10. Право на представителство Субектът на данни може да упълномощи друго лице да упражнява правата по т.
1.1. до т.
1.9. от настоящата политика. Упълномощаването следва да бъде изрично и направено в писмена форма. При всяко едно упражняване на правата на субекта на данни, пълномощникът е длъжен да представи копие от пълномощното си на Администратора или на обработващият лични данни от името на Администратора. II. Сигурност на личните данни: Смарт Брокерс осигурява сигурността на личните данни съгласно принципите, заложени в ОРЗД/ ЗЗЛД като взема подходящи и достатъчни административни, технически и организационни мерки, за да осигури защита на данните от загуба, кражба, злоупотреба, както и от неоторизиран достъп, разкриване, промяна или унищожаване. 7. Общи принципи, свързани с обработването и сигурността на личните данни:
7.1. Допустимост на обработването на данните Обработването на лични данни е допустима единствено ако субектът на данните се е съгласил с това, ако е налице законово задължение за обработка на данните, при сключване или изпълнение на договор, когато е необходимо за защита на жизненоважни интереси на физическото лице или легитимният интерес на Администратора, при положение че той не противоречи на законните интереси на физическото лице. Допустимостта на обработването на личните данни е предпоставка за предаване на лични данни. Съгласието следва да бъде декларирано в писмена форма или въз основа на други законово допустими средства, а субектът на данните трябва да бъде уведомен предварително относно целта на обработването и възможността за предаване на лични данни на трети страни. Върху предоставянето на съгласие се поставя акцент, когато се включва в други декларации, така че да бъде ясно за субекта на данните.
7.2. Предвидена цел Лични данни могат да бъдат събирани единствено за изчерпателно изброените цели и не могат да бъдат обработвани за цели, различни от предвидените. Целта на събиране и обработване на данните трябва да бъде съобразена от Администратора при допълнително обработване и съхраняване на такива данни. Промени в целта са допустими единствено със съгласието на субекта на данните или ако това е разрешено от местното законодателство на съответната държава, от която са получени личните данни.
7.3. Икономия на данните Обработването на лични данни трябва да бъде необходимо за предвидената цел. Наличните възможности за анонимизация или въвеждане на псевдонимизация за личните данни трябва да се използват на ранен етап, доколкото това е възможно и рентабилно за предвидената защитна цел.
7.4. Качество на данните Личните данни трябва да бъдат фактически верни и, доколкото е необходимо, актуални. Администраторът предприема подходящи и разумни мерки за коригиране или изтриване на неправилните или непълни данни.
7.5. Сигурност на данните Администраторът на данните въвежда подходящи технически и организационни мерки, за да осигури необходимата сигурност на данните. Тези мерки се отнасят в частност до компютрите (сървъри и работни места), мрежите и комуникационните връзки и приложения, като те са инкорпорирани в системата за управление на ИТ сигурността. Подходящи мерки се предприемат за защита на тези данни от изтриване по погрешка, неоторизирано изтриване или изгубване. Пълна информация е представена в Директива (EС) 2016/1148 на Европейския парламент и на Съвета от 6 юли 2016 година относно мерки за високо общо ниво на сигурност на мрежите и информационните системи в Съюза.
7.6. Поверителност на обработването на данните Единствено оторизиран персонал, който се е ангажирал да спазва изискванията за поверителност на данните, има право да участва в обработването на лични данни. На служителите е забранено да използват такива данни за лични цели или да ги предоставят на неоторизирани дружества и трети страни. Неоторизирани в този контекст означава и използването на лични данни от служители, които не се нуждаят от достъп до такива данни, за да изпълняват служебните си отговорности. Задължението за поверителност продължава да действа и след прекратяване на трудовите/гражданските/служебните правоотношения с Администратора. 8. Административни и технически мерки за защита на личните данни: Смарт Брокерс използва административни и технически мерки за защита на личните данни, които обработва чрез своите служители или предоставя за обработване на трети лица - обработващи на лични данни. Тези мерки се изразяват в следното:
8.1. Всички служители на Администратора са отговорни за гарантирането на сигурността при съхранението на данните, които обработват, както и за това, че данните се съхраняват сигурно и не се разкриват при каквито и да било обстоятелства на трети лица, освен ако Администраторът не е предоставил такива права на тези трети лица въз основата на писмен договор или клауза за поверителност;
8.2. Всички лични данни следва да са достъпни само за тези служители/ обработващи лични данни, в чиито задължения е включено обработването на конкретните данни, а достъпът се осъществява само в съответствие с приетите вътрешни правила за контрол на достъпа (Процедура относно правилата и правата във връзка с контрола на достъпа до лични данни чрез технически средства).
8.3. С цел осигуряване на достатъчна защита на обработваните лични данни, (ИМЕ НА АГЕНЦИЯТА) използва следните технически мерки (защита от вируси, защитна стена, опция за криптиране/ шифроване);
8.4. Администраторът на лични данни приема вътрешни правила, с които се определят нивата на чувствителност на обработваните лични данни (информация), въз основа на които се създават отделни категории лични данни, които биват обработвани за конкретни цели. Отделните категории лични данни се обособяват в регистри с лични данни. С вътрешните правила се определя както редът за достъп до тези регистри, така и лицата, които имат право да ги достъпват, респективно обработват съхранените в тях лични данни;
8.5. Администраторът с вътрешен акт определя реда за контрол на отделянето на лични данни. Тези правила съдържат мерки, които да гарантират, че данните, събирани за различни цели, могат да се обработват отделно от оторизираните служители/ лица;
8.6. Администраторът взема мерки, гарантиращи защитата на личната информация срещу случайно унищожаване или загуба;
8.7. Администраторът определя процедури за възстановяване на наличността на лични данни след физически или технически инцидент. С оглед изпълнение на тези задължения, Администраторът осигурява необходимите технически средства (сървъри, компютърна мрежа, облачно пространство), за които се предприемат защитните мерки по т.
8.3. от настоящия раздел. 9. Административни и организационни мерки за защита на личните данни:
9.1. Смарт Брокерс приема процедурни правила, определящи мерките и реда за физически достъп и защита на личните данни, които са задължителни за всички служители, които извършват обработване на лични данни;
9.2. Администраторът определя защитени зони за съхраняване на физическите носители на лични данни, достъпът до които се определя съгласно процедурните правила по т.
9.1. от настоящия раздел;
9.3. Администраторът въвежда следните мерки за ограничаване на достъпа до физическите носители на данни – (например поставени ключалки с високо ниво на защита на вратите на офиса на Администратора, както и на вратите, осигуряваща достъп до сградата, в която се намира офиса; заключване на шкафовете, в които се намират хартиените носители на създадените регистри);
9.4. Администраторът въвежда политика на „чистото бюро“, с която всички служители, които обработват лични данни се запознават и прилагат. Записите върху хартиен носител не трябва да се оставят там, където могат да бъдат достъпни за неоторизирани лица и не могат да бъдат изваждани от определените защитени помещения без изрично разрешение. Веднага щом хартиените документи вече не са необходими за текущата работа по обработване на лични данни, те следва да бъдат архивирани по съответния ред, а ако липсва основание за тяхното архивиране, следва да бъдат унищожени в съответствие със създадена за това процедура;
9.5. Личните данни могат да бъдат изтривани или унищожавани само в съответствие с приетата от Администратора процедура (Процедура за съхраняване и унищожаване на данните). Записите на хартиен носител, чиито срок за обработване е изтекъл, следва да бъдат нарязани (шредирани) и унищожени като "поверителни отпадъци". Данните върху твърдите дискове на неизползвани персонални компютри трябва да бъдат изтрити или дисковете унищожени, съгласно въведените процедури;
9.6. Обработването на лични данни извън обектите на Администратора се осъществява съгласно съответните процедурни правила и е допустимо с изрично писмено съгласие на прекия ръководител на обработващия лични данни или на Администратора. 10. Отговорник по защита на данните Смарт Брокерс назначава Отговорник по защита на личните данни (ОЗЛД). Отговорникът е служител на Администратора. Ролята на това лице е да следи за спазването на настоящата Политика в предприятието на Администратора и да гарантират възможността за доказване на съответствието на обработването на лични данни в съответствие със законодателството за защита на личните данни. ОЗЛД разработва и внедрява изискванията за защита на личните данни съгласно разпоредбите на настоящата Политика. ОЗЛД извършва управление на сигурността и риска по отношение на съответствието с настоящата Политика. ОЗЛД отговаря за администриране и обработване на исканията и запитванията, отправени от субекта на данни към Администратора. ОЗЛД дава необходимите разяснения на служителите на Администратора по повод спазване защитата на личните данни. ОЗЛД периодично изготвя и представя отчети на Администратора във връзка с прилагане на настоящата Политика, нормативните разпоредби, уреждащи защитата на лични данни, както и за съответствието на осигурената защита на личните данни в предприятието с нормативните изисквания в тази област. III. Съхраняване, унищожаване и инвентаризация на лични данни: 11. Съхраняване
1.1. Смарт Брокерс не съхранява лични данни във вид, който позволява идентифицирането на субектите за период, по-дълъг от необходимия за осъществяване на обработването, за което е дадено съгласието на субекта на лични данни и с оглед на целите, за които са били събрани. Съхраняване на лични данни за по-дълъг период е допустимо и без изричното съгласие на субекта на данни, ако е предвидено в нормативен акт на вътрешното законодателство или на правото на Европейския съюз;
1.2. Администраторът може да съхранява данни за по-дълъг период от необходимия за извършване на обработването, за което е дадено съгласие и в случаите, когато личните данни ще бъдат обработвани за целите на архивиране в обществен интерес, научни или исторически изследвания и за статистически цели, и само при изпълнението на подходящи технически и организационни мерки за гарантиране на правата и свободите на субекта на данните;
1.3. Периодът за съхраняване на всяка категория лични данни, обособена в отделен регистър, се определя в приета от Администратора процедура (Процедура за съхраняване и унищожаване на данните). В тази процедура са посочени критериите, използвани за определяне на периода на съхранение, включително всякакви законови задължения вменени на Администратора по отношение съхранение на данните.
1.4. Процедурата за съхранение и унищожаване на данните, както и правилата за унищожаване на информацията върху физически носители се прилагат във всички случаи. 12. Унищожаване Личните данни трябва да бъдат унищожени сигурно, съгласно принципа за гарантиране на подходящо ниво на сигурност. Спазването на процедурата е задължително с оглед гарантиране защитата срещу неразрешено или незаконосъобразно обработване и срещу случайна загуба, унищожаване или повреждане на данните, като се прилагат подходящи технически или организационни мерки. 13. Инвентаризация
3.1. Администраторът създава процес на инвентаризация на данните като част от своя подход за справяне с възможните рискове при обработване на събираните лични данни. При инвентаризацията на данните и при тяхното обработване се извършва оценка на въздействието на риска на личните данни, чиято методология и елементи са уредени с приета от Администратора Методология за извършване на оценка на въздействието върху защитата на лични данни. Определянето на рисковете съгласно тази методология се прилага и по отношение на обработването, предприето от други организации от името на Администратора;
3.2. Администраторът управлява всички рискове, идентифицирани в оценката на въздействието, с цел да се намали вероятността от несъответствие с правилата, въведени с ОРЗД/ ЗЗЛД. Когато вид обработване може да доведе до висок риск за правата и свободите на физическите лица, по-специално с използване на нови технологии и като се вземат предвид естеството, обхвата, контекста и целите на обработването, преди да пристъпи към обработване, Администраторът следва да извърши оценка на въздействието на предвидените операции по обработване върху защитата на личните данни. Една обща оценка на въздействието може да разглежда набор от подобни операции по обработване, които представляват подобни високи рискове;
3.3. Когато в резултат на Оценката на въздействието е ясно, че Администраторът ще обработва лични данни, които поради висок риск биха могли да причинят вреди на субектите на данни, решението дали обработването да продължи или не, трябва да бъде предадено за преглед от страна на ОЗЛД;
3.4. Ако ОЗЛД има сериозни опасения или относно потенциалната вреда или опасност, или относно количеството на съответните данни, то следва да изготви доклад до надзорния орган /КЗЛД/;
3.5. ОЗЛД, прави периодичен преглед на първоначално инвентаризираните данни, преразглежда вписаната информация в „Регистъра на дейностите по обработване“ с оглед всякакви промени в дейностите на Администратора. IV. Предоставяне на лични данни на трети лица
4.1. Администраторът на лични данни има право да разкрие обработваните лични данни само на следните изчерпателно изброени категории лица: а). физически лица, за които се отнасят данните; б). лица, за които правото на достъп е предвидено в нормативен акт или в). лица, за които правото произтича по силата на договор;
4.2. С цел предоставяне на услуги, Администраторът предоставя информация /необходими лични данни/ за изпълнението на поето договорно задължение към субекта на лични данни. Администраторът предоставя лични данни на трети страни, които предоставят услуги от негово име въз основа на изрична писмена инструкция/ писмен договор. Тези трети страни нямат право да използват или разкриват данните извън целите, за които са им предоставени, освен когато това е необходимо за извършване на услуги от името на Администратора или за съобразяване със законови изисквания. Целите за обработване на предоставените лични данни са изрично определени в писмената инструкция/ писмения договор, въз основа на който данните са предоставени на третото лице. Третите лица (обработващи на лични данни) са задължени да осигурят необходимите технически и организационни мерки за защита на личните данни, предоставяни от Администратора или по-големи;
4.3. Администраторът споделя получените лични данни с негови филиали, франчайзополучатели, дилъри и съвместни партньори въз основа на изрична писмена инструкция или писмен договор. Тези лица могат да използват информацията за целите, описани в настоящата Политика за защита на личните данни. При предоставено изрично съгласие от субекта на лични данни, последните могат да бъдат споделени с трети страни въз основа на писмен договор, за техни собствени цели, като например предлагане на продукти и услуги, които могат да представляват интерес за субекта на данни;
4.4. Администраторът споделя лични данни с компетентни органи/ лица с оглед организиране защитата на законните си права и интереси при иницииране на заповедни, арбитражни, охранителни, искови и други производства;
4.5. Администраторът разкрива лични данни за субекти, чиито лични данни обработва, когато е задължен за това по закон, подзаконов нормативен акт, международен договор или акт на правото на Европейския съюз, или във връзка със съдебна процедура, в отговор на искане от държавни органи, (например правоприлагащи или разследващи органи), или при съмнение за сериозно и незаконосъобразно засягане законните права и интереси на субектите на правото. V. Обучение 15. Цел Като има предвид уредбата на защитата на личните данни на физически лица и засилените мерки за защита на личните данни, въведени с ОРЗД/ ЗЗЛД, Смарт Брокерс отчита необходимостта от провеждане на първоначално и последващо обучение на своя персонал, в задълженията на който е включено обработването на лични данни на физически лица от името на Администратора. Първоначалното и последващите обучения имат за цел да информират служителите относно установените правила и процедури за спазването на настоящата Политика и приложимата нормативна уредба в сферата на защита на личните данни, както и други въпроси, свързани със защитата на личните данни и неприкосновеността на личния живот. Чрез обученията на работниците и служителите се цели постигане на тяхната осведоменост относно вече наличните или нововъзникнали изисквания относно защитата на личните данни, както и предприетите от Администратора мерки в съответствие с тях. 16. Задължения и роли
6.1. Отговорникът по защита на данните следи за правилното разпределение на отговорностите на служителите във връзка със защитата на данните съобразно правилата и процедурите на Администратора за обработване на личните данни.
6.2. Отговорникът по защита на данните следва да гарантира, че всички служители, които имат текущи задължения, свързани с лични данни и операции по обработване, както и тези с постоянен/редовен достъп до лични данни, показват съответствие с изискванията за защита на личните данни.
6.3. Служителите трябва да могат да докажат компетентност в разбирането си относно изискванията за съответствие с нормативните изисквания, и как те се прилагат в организацията на Администратора.
6.4. Отговорникът по защита на данните носи отговорност, тези служители да актуализират своите познания и да бъдат информирани за всички въпроси, свързани с личните данни съгласно кръга на техните професионални задължения като организира текущи обучения при промяна в нормативната уредба на защитата на личните данни или при промяна в предмета на дейност на Администратора, както и при въвеждане на нови процедури/ мерки за защита на личните данни от Администратора.
6.5. Администраторът насърчава мерки за обучение и повишаване на осведомеността като предоставя необходимите ресурси и материална база за това.
6.6. Отговорникът по защита на данните запознава и информира служителите относно значението на защитата на данните в изпълнението на преките им задължения, и в съответствие с ролята им в организацията.
6.7. Отговорникът по защита на данните носи отговорност да се увери, че служителите разбират как и защо се прилагат правилата и процедурите в организацията на Администратора за обработването на личните данни, за което съставя съответните отчети/ протоколи.
6.8. Отговорникът по защита на данните разработва програми за обучение и информиране както за целият личен състав, така и за всяка конкретна роля в организацията, която има отношение към обработването на лични данни.
6.9. Отговорникът по защита на данните създава система за периодична проверка на осведомеността, както и за актуализиране на знанията на служителите във връзка с настъпили промени в изискванията по защита на данните. 6.10. Служителите получават конкретно обучение за обработване на лични данни, свързани с техните постоянни трудови роли и отговорности и в съответствие с правилата и процедурите, приети от Администратора. 6.11. Служителите получават конкретно обучение по всички изисквания и процедури за защита на информацията, приложими към защитата на данните и обработването на данни в рамките на техните ежедневни трудови роли и отговорности, включително докладване на нарушения на лични данни. 6.12. Служителите получават обучение относно постъпилите за разглеждане на искания и жалби от субекти на данните, свързани със защитата на личните данни и обработването на лични данни, съгласно правилата и процедурите на Администратора. 6.13. Отговорникът по защита на данните организира обучения за всички отговорни лица и служители. 6.14. Отговорникът по защита на данните документира всяко проведено обучение като за целта изготвя списък/протокол с присъствалите на съответните обучения, извършени в подходящо време според дейността на Администратора. 6.15. Първоначално обучение на служителите се провежда при привеждане в действие на настоящата политика, както и при постъпване на работа на нови служители, чиито трудови задължения включват обработване на лични данни. 6.16. Последващи обучения се провеждат периодично (не по-рядко от веднъж на 6 месеца) или при промяна в нормативната уредба на защитата наличните данни/ промяна в предмета на дейност на Администратора по отношение обработване на лични данни или при въвеждане на нови мерки/ процедури за защита. VII. Преходни и заключителни разпоредби: 1. Субектите на лични данни могат да се запознаят с настоящата политика в офиса на Администратора, находящ се в гр. София, гр. София, Оборище, ул. „Буная“ № 16, партер – Smart Brokers, както и на сайта на Администратора http://www.smartbrokers.bg/; 2. Отговорник по защита на личните данни при Смарт Брокерс е: име: Мартина Асенова Евтимова телефон: 0898872961 адрес: гр. София, Оборище, ул. „Буная“ № 16, партер – Smart Brokers имейл адрес: office@smartbrokers.bg
Ние използваме бисквитки, за да подобрим вашето преживяване на нашия сайт. Използвайки нашия сайт, вие се съгласявате с нашите бисквитки. Вижте нашата Политика за поверителност за повече информация.
Разбрах